Онлайн-запис клієнтів: як налаштувати за вечір

Що таке онлайн-запис і навіщо він

Онлайн-запис — це сторінка чи кнопка, де клієнт бачить ваші послуги, ціни й вільний час і записується сам. Запис одразу потрапляє в календар, а майстер чи адміністратор отримує сповіщення.

Що він дає порівняно з записом через Direct чи телефон:

• Працює, коли ви зайняті чи спите. Клієнт записується о 23:00 і не чекає відповіді до ранку, а отже не йде до того, хто відповів першим.
• Без переписки. Не треба питати «на коли вам зручно?» і підбирати час у п’яти повідомленнях.
• Без накладок. Вільний час рахується з графіка й тривалості послуги, тож двох клієнтів на одну годину не буде.
• Усе в одному місці. Записи з сайту, Instagram і Google Maps сходяться в один календар.

Що підготувати перед налаштуванням

Налаштування займе вечір, якщо заздалегідь зібрати чотири речі:

1. Список послуг з тривалістю й ціною. Тривалість — реальна, з прибиранням і підготовкою: якщо фарбування триває 2,5 години, а в записі стоїть 2, графік попливе вже до обіду.
2. Хто що робить. Які майстри виконують які послуги, щоб клієнт не записався на манікюр до барбера.
3. Графік роботи. Години кожного майстра, вихідні, відпустки й особливі дні на найближчий місяць.
4. Правила запису. За скільки часу наперед можна записатися, скільки часу потрібно між клієнтами й до якого часу можна скасувати візит.

Прайс можна зібрати з того, що вже є: таблиці, фото прайсу на стіні чи допису в Instagram.

Де клієнт записується

Запис працює найкраще там, де клієнт вас уже шукає. Зазвичай це три місця:

• Сайт. Кнопка «Записатися» або віджет із прайсом і вільним часом. Tilda, WordPress, Wix та інші конструктори дозволяють вставити його кодом.
• Сторінка запису, якщо сайту немає. Окрема сторінка з послугами, цінами й календарем. Її посилання ставлять в опис профілю Instagram, а QR-код — на вивіску, візитки чи дзеркало в залі.
• Google Maps. У профілі компанії в Google можна додати посилання для бронювання, і його побачать ті, хто шукає вас на карті.

Посилання має бути одне й те саме всюди. Тоді всі записи сходяться в один календар.

Налаштування за вечір: крок за кроком

1. Внесіть послуги. Категорії, назви, тривалість і ціна. Якщо одна послуга буває різної довжини, як коротка й довга стрижка, зробіть кілька варіантів.
2. Додайте майстрів і графік. Хто працює, у які дні й години, які послуги виконує.
3. Налаштуйте сповіщення. Нові записи мають приходити туди, де ви їх побачите одразу: у Telegram чи застосунок на телефоні.
4. Опублікуйте запис. Вставте кнопку на сайт, а посилання — в Instagram і в профіль компанії в Google.
5. Запишіться самі. Пройдіть шлях клієнта з телефона: оберіть послугу й час, підтвердьте. Перевірте, що запис з’явився в календарі, а сповіщення прийшло.

Після запуску тиждень дивіться, на що клієнти записуються і де зупиняються. Найчастіше доводиться поправити тривалість кількох послуг і графік.

Як зменшити неявки

Записатися онлайн легко, тому й забути про запис легше. Що допомагає:

• Нагадування напередодні. Коротке повідомлення за день до візиту з часом і адресою. Тим, кому нагадування не дійшло, варто написати чи подзвонити вручну.
• Просте скасування. Коли скасувати легко, клієнт скасовує, замість того щоб просто не прийти, і час встигає зайняти хтось інший.
• Підтвердження нових клієнтів. Перший візит можна залишати в статусі «новий» і підтверджувати повідомленням чи дзвінком.
• Історія візитів. Позначайте, хто не прийшов. Якщо людина пропускає вдруге, наступний запис краще підтвердити окремо або попросити передоплату за довгу послугу.

AI-адміністратор: запис у чаті 24/7

Не всі клієнти хочуть самі шукати час у календарі: багато хто пише «а є щось на суботу?». На такі питання може відповідати AI-адміністратор — чат на сайті чи сторінці запису, який бере ціни й вільний час з вашої CRM.

Що перевірити, якщо обираєте такого помічника:

• відповідає лише з ваших даних і не вигадує цін;
• записує тільки після того, як клієнт підтвердив послугу, день і час;
• не може записати двох людей на той самий час;
• передає розмову людині, коли не знає відповіді;
• не дає медичних чи інших порад, яких не дали б ви самі.

У Plugix CRM AI-адміністратор працює саме так: відповідає на сайті й на сторінці запису, а запис одразу з’являється в календарі й приходить вам у Telegram.

Скільки коштує онлайн-запис

Онлайн-запис зазвичай входить у CRM для запису на послуги, а не продається окремо. Ціна залежить від кількості майстрів чи робочих місць і від того, що входить у тариф: нагадування, сторінка запису, аналітика, AI-асистент. Є й безкоштовні тарифи з обмеженнями, зазвичай для одного майстра й невеликої кількості записів.

У Plugix CRM онлайн-запис входить у CRM: віджет для сайту, сторінка запису, нагадування й Telegram-бот. CRM для запису коштує від 590 ₴ на місяць, а разом з AI-адміністратором — від 4 490 ₴. Як працює онлайн-запис у Plugix.

Типові помилки

• Тривалість «як у прайсі», а не реальна. Клієнти записуються впритул, майстри не встигають, наступні чекають.
• Графік не оновлюють. Майстер у відпустці, а запис до нього відкритий, і клієнт приходить дарма.
• Посилання сховане. Запис є, але його не видно ні в Instagram, ні в Google Maps, ні на першому екрані сайту.
• Записи приходять у кілька місць. Частина — у Direct, частина — в календар, частина — дзвінками. Один календар для всього прибирає накладки.
• Немає нагадувань. Неявки з’їдають години, які могли б зайняти інші клієнти.

Часті питання

Джерела

1. Довідка Google: посилання на сторінки місцевих компаній (бронювання) support.google.com/business/answer/6218037
2. Довідка Instagram: як додати вебсайт у профіль help.instagram.com/362497417173378
3. Plugix: онлайн-запис і ціни Plugix CRM plugix.ai/online-booking